Blog

DESMITIFICANDO O E-SOCIAL.

O que é eSocial?

É um sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, com o intuito de facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores, de maneira simplificada e padronizada.

O eSocial tem como objetivo a redução de custos e tempo do setor contábil das organizações na execução das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, agilizando a rotina empresarial.

Quais são os Órgãos federais envolvidos no eSocial?

Ministério do Trabalho e Emprego

INSS

Receita Federal

Caixa Econômica Federal

Com o eSocial, um único banco dedados vai atender todas as necessidades e obrigações que devem ser enviadas mensalmente para esses órgãos.

Portanto, é necessário manter uma organização criteriosa, principalmente com relação às informações para não haver inconsistência. Pois, com esse programa, a fiscalização das empresas será mais efetiva.

Lembrando que a remessa de informações deve respeitar todos os prazos estabelecidos pela legislação trabalhista. Uma das maiores alterações está no envio dos dados da folha de pagamento, que deverá ser enviada todos os meses.

E atenção! Caso o processo não seja feito dentro do prazo, a empresa poderá incorrer em multa. Da mesma forma, é preciso informar todos os processos trabalhistas existentes na empresa e seu andamento.

Quais os prazos para entrega das informações?

Os prazos para entrega das informações ao eSocial não devem ser alterados, seguindo o que determina a legislação trabalhista em vigor.

As operações normais, que antes eram feitas em sistemas diferentes ainda devem ser feitas dentro do prazo, como: registro de empregados com a admissão, demissão, afastamento, férias, aviso prévio,comunicação de acidente de trabalho, alterações salariais, obrigações da medicina do trabalho, folha de pagamento, retenções, FGTS e Imposto de Renda.

Principais atribuições para o eSocial:

Além do cumprimento dos prazos,serão exigidas algumas informações por parte das empresas. Entre eles, devemos dar especial atenção aos seguintes:

Cadastros

Em relação aos dados cadastrais, o sistema de validação vai verificar o layout dos arquivos e as informações básicas de cada empregado, como os dados de NIS, CPF, nome dos pais e outras informações relacionadas à identificação pessoal.

Portanto, é preciso analisar com cuidado as informações, já que muitas pessoas possuem cadastros diferenciados na Seguridade Social que podem causar erros no pagamento das obrigações trabalhistas, ou seja, desde um nome da mãe incompleto ou alterações em certidão de casamento.

Qualquer inconsistência poderá barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos subsequentes, impedindo a remessa das demais informações.

Além disso, é preciso cautela para não infringir as regras, uma vez que qualquer irregularidade poderá ser punida com multa.

Para evitar erros, a empresa deve fazer a conferência e atualização no cadastro de funcionários de acordo com os já existentes na Receita Federal e, depois, preencher todas as informações solicitadas pelo sistema.

Tabela de horários e cargos e salários

A maior parte das empresas não mantém um Plano de Cargos e Salários ou uma Tabela de Horários.

Com o eSocial isso não poderá continuar assim. Esses itens também serão exigidos para o gerenciamento de todos os trabalhadores e da jornada de trabalho.

A empresa deve identificar todos os arquivos contendo horários incompatíveis com a atual legislação trabalhista ou com relação aos cargos e salários.

Essas informações podem servir como prova para futuras ações trabalhistas. Por isso, qualquer erro poderá entrar nas regras de punições do SPED.

Para evitar qualquer tipo de problema, é preciso que se estabeleça um Plano de Cargos e Salários consolidado e uma Tabela de Horários para a jornada de trabalho.

Atraso na entrega das informações

O eSocial vai servir para reunir todas as informações que atingem diretamente a empresa e os empregados, como,admissão, demissão, gozo de férias, faltas, atrasos e afastamentos.

Talvez você pense que sistema vai alterar ou endurecer as regras previstas na legislação trabalhista, mas esse não é o objetivo, e sim fazer com que as empresas as cumpram.

Atualmente, é bastante comum haver erros nas informações prestadas e é exatamente isso o que o eSocial pretende impedir: manter as informações num único arquivo serão mais confiáveis e consistentes.

Para garantir que todas as informações sejam entregues no prazo, é preciso evitar atrasos de envio de informações.

A implantação do sistema é um projeto de grande porte e, por sua complexidade, teve diversos adiamentos.

Com a obrigatoriedade a partir de janeiro de 2018, é necessário que todas as empresas tenham conhecimento do seu funcionamento, de suas regras e de sua estrutura, para assim atender as exigências da legislação e manter a legalidade em seus procedimentos.

Quais são as Obrigações Acessórias que serão substituídas pelo eSocial?

As informações que o departamento pessoal deve enviar ao Governo Federal atualmente são as mais diversas e são direcionadas a órgãos diferentes: a Caixa Econômica Federal, o Ministério da Previdência, o Ministério do Trabalho e Emprego, o INSS e a Receita Federal.

As Obrigações Acessórias Trabalhistas e Previdenciárias exigem a emissão de CAGED, RAIS, DIRF, GFIP e outras, ao mesmo tempo em que determinadas informações devem ser enviadas em mais de uma das obrigações, solicitadas em momento diferentes e em formatos também diferenciados.

O resultado para a empresa é uma série de serviços burocráticos. Ou seja, muito tempo perdido e maiores chances de incorrer em erros que podem gerar multa ou perda de prazo.

Com o esse novo sistema, a empresa terá disponível um registro centralizado de todas as informações dos empregados, e isso reduzirá a burocracia e irá agilizar as atividades do departamento pessoal, mantendo a consistência das informações.

E também vai conseguir gerar uma única guia para recolhimento de contribuições e de tributos.

Com essas mudanças, as empresas precisam estar atentas e procurar se adaptar. O eSocial vai centralizar todos os dados, obrigando as empresas a manter informações corretas, consistentes,sem qualquer tipo de erro.

As empresas de pequeno porte poderão enviar os dados manualmente através do site, enquanto que as empresas com maior número de empregados, devem fazer a remessa através de um sistema de gestão de Recursos Humanos compatível com o eSocial.

Quais são as Obrigações Acessórias alteradas pelo eSocial?

1.Livro de Registro de Empregados

O registro de empregados deve ser feito por meio eletrônico, eliminando a necessidade do Livro de Registro de Empregados.

2.CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

O aplicativo hoje utilizado para preenchimento da CAT será substituído pelo evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho, dentro do sistema.

3.PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

Os eventos relacionados à saúde e à segurança dos trabalhadores serão incluídos nas informações do Perfil do Trabalhador, uma das obrigações integradas ao eSocial.

4.GFIP – Informações à Previdência Social

As informações que antes eram enviadas através da GFIP/SEFIP serão substituídas pelo relatório mensal,incluindo dados da empresa, dos empregados, dos fatos geradores de contribuições previdenciárias, de remunerações e valores devidos ao INSS e FGTS.

5. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

A RAIS não será mais exigida, já que todos os vínculos de trabalho do empregador serão cadastrados e informados através do eSocial.

Na implantação do sistema, o empregador deve enviar o Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo com todos os dados cadastrais atualizadas e vínculos ativos.

Depois disso, cada novo vínculo será informado através do RET – Registro de Eventos Trabalhistas.

6. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

Da mesma maneira como ocorre com a RAIS, as informações do CAGED não serão mais necessárias, sendo substituídas no eSocial pelo Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, e pelo Registro de Eventos Trabalhistas (RET).

7. DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

A retenção de Imposto de Renda na Fonte sobre rendimentos dos empregados será informada pelo evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, que devem ser idênticas à retenção na Folha de pagamento.

8. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

O MANAD já não estava sendo utilizado pelas empresas obrigadas a entregar o Sped Contábil, que também se torna desnecessário, uma vez que todas as informações relativas aos empregados estarão no eSocial.

9. FGTS – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

A guia de recolhimento do FGTS será gerada dentro do eSocial, com a atualização do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

Quais são as Multas por não envio das informações no prazo?

1– Admissão do trabalhador

Atualmente, a admissão de um colaborador é enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados(CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado. A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.

2– Alteração de dados cadastrais e contratuais

Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.

3– Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)

Segundo o artigo 168 da CLT,regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT .O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

4– Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho. O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

5– Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

De acordo com o artigo 58, da lei nº8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.

6– Afastamento temporário

Quando o colaborador se afasta(férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação, no eSocial , sujeita o contribuinte às sanções legais,especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

Prazos para implantação do eSocial: